La conservazione sostitutiva delle fatture: i “passaggi” e i risvolti pratici

L’entrata in vigore dell’obbligo di emettere fatture elettroniche nei confronti della Pubblica Amministrazione ha reso attuale il dibattito sulla conservazione elettronica delle fatture stesse. Tale processo è assolutamente essenziale poiché conferisce valore legale (lo stesso posseduto da una fattura cartacea) alla fattura elettronica. La conservazione sostitutiva delle fatture è un processo ben più complesso del semplice salvataggio dei documenti sul proprio computer.

Infatti, dopo l’emissione della fattura e dopo la ricezione della stessa da parte della Pubblica Amministrazione, la fattura deve essere correttamente conservata per 10 anni da un provider certificato. Ma in cosa consiste la conservazione sostitutiva delle fatture? Facciamo un po’ di chiarezza…

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE: IN COSA CONSISTE?

La legge italiana stabilisce, in maniera specifica e dettagliata, i passaggi e gli step da seguire per conservare correttamente una fattura redatta su supporto digitale. I passaggi possono essere riassunti nel modo che segue:

• in primo luogo la fattura viene creata ed emessa in formato XML-PAL;
• alla fattura così redatta deve essere apposta la firma digitale: si tratta di un passaggio fondamentale in quanto la firma digitale conferisce valore legale alla fattura;
• la fattura viene indicizzata per essere archiviata. L’archiviazione, in questo caso, è resa possibile grazie all’apposizione alla fattura di una serie di indici e di dati (come partita IVA del cliente, numero della fattura e data di emissione…) che rendono facilmente reperibile e consultabile il documento;
• il processo di conservazione sostitutiva viene completata dalla chiusura del lotto mediante apposizione di marca temporale. Si tratta di un passaggio che viene esperito dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva attraverso il sistema esterno di una Certificate Authority.

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE

I vantaggi della conservazione sostitutiva delle fatture sono noti e molto importanti. L’intera procedura – atta a conferire valore legale di documenti redatti su supporto digitale – permetterà di archiviare centinaia di fatture tagliando i costi per la stampa e per la gestione egli archivi.

Oltre ai vantaggi economici, la conservazione sostitutiva delle fatture ha notevoli risvolti anche in ambito pratico: sarà più semplice accedere e consultare le fatture archiviate su supporto digitale e sarà dunque possibile risparmiare lavoro e tempo.